Programmation

Souvent placée au centre de l'organigramme de la structure, cette fonction doit être en capacité de transmettre l'information à divers services (administration, communication, production) en temps réel et en toute transparence.

image Planning de programmation

Planning de programmation

Le pôle programmation peut accéder au planning du lieu (ou des lieux), sous divers formats, de manière à visualiser facilement les disponibilités de lieux, puis indiquer à ses collaborateurs qu'il prévoit tel artiste, sur tel jour et à telle heure.

Suivi des négociations : Workflow

Le workflow permet d'historiser l'intégralité d'une conversation par mail ou d'un simple coup de téléphone avec un collaborateur. Cet outil donne la possibilité de fixer des relances, entrer d'éventuels commentaires sur un deal en cours, etc.

Il est possible d'entrer directement un contact en temps réel lors d'un coup de téléphone et celui-ci est systématiquement créé dans la base de données de contacts sans qu'aucune autre saisie ne soit nécessaire. Par ailleurs, le pôle programmation peut archiver les écoutes réalisées, les commenter et les classer par ordre de priorité afin de revenir dessus plus tard lorsqu'une opportunité de programmation dans un style musical précis se présente.

Pour conclure, il est possible de renseigner l'état d'avancement de la négociation, de la confirmation du deal mémo à la signature du contrat et d'en informer ses collègues par notifications (mail ou via l'interface).
image Suivi des négociations : Workflow
image Suivi des négociations : Deal Mémo

Suivi des négociations : Deal Mémo

Sur chaque événement, la programmation peut renseigner toutes les conditions négociées pour chaque artiste programmé : le type de contrat (session, coréalisation, engagement, engagement soumis à détachement ou non), le nombre de personnes sur la route, leurs régimes alimentaires, définir le break en cas de coréalisation, le taux de prise en charge des transports, de l'hébergement, du catering et du backline.

Toutes ces informations sont compilées dans le deal mémo à l'effigie de votre structure, généré en un clic, pour l'envoi au producteur du spectacle.

Base de données de contacts

La base de données est le carnet d'adresse global de la structure. La programmation peut y renseigner en temps réel tous les contacts des tourneurs, artistes, etc.

Chaque fiche peut être complétée pour des informations administratives nécessaires à la contractualisation (tels les Siret et les licences pour les cessions ou le numéro de sécurité sociale et congés spectacles pour les engagements, etc.)

La base est ainsi mise à jour au fur et à mesure, les contacts sont partagés en direct avec vos collaborateurs et sont réutilisés dans les différents documents générés (deal mémo, contrats de cessions, autorisations de captation vidéo, etc.).

Par ailleurs, les contacts sont organisés automatiquement et peuvent être fusionnés en un clic pour éviter tout risque de doublons, limitant souvent la pertinence d'une base de données.
image Base de données de contacts
image Base de données artistes

Base de données artistes

La base de données artistes permet d'accéder rapidement à toutes les informations nécessaires à l'ensemble des équipes (programmation, administration, communication, régie).

Pour la programmation, cet espace permet de visualiser le nombre de personnes sur la route, les contacts du tourneur et des collaborateurs de l'artiste.

Mais INTRAZIK ne s'arrête pas là ! La programmation peut également accéder à l'historique de la programmation de l'artiste dans le lieu et ainsi relever le taux de remplissage de son dernier concert, apercevoir le montant du dernier contrat puis accéder aux éventuels commentaires sur sa dernière prestation.

Suivi des frais artistiques

Notre solution permet de préciser les données financières de votre programmation : masse salariale, frais artistiques, commandes de prestations, etc.

La possibilité d'établir un budget prévisionnel sera bientôt disponible bien que le logiciel n'ait pas pour objectif de devenir un outil de gestion financière.
image Suivi des frais artistiques
image Partage de fichiers

Partage de fichiers

Lorsque vous recevez un document par mail, il est souvent sauvegardé sur un serveur dans lequel l'information vient à se perdre sous le poids de nombreux dossiers.

Désormais, quand vous recevrez un document vous l'enregistrerez directement sur INTRAZIK pour l'événement concerné et tout vous collaborateurs cesseront de vous demander où est passé le fameux rider du groupe, fiche technique, visuel du groupe, etc.

Ainsi, tous les documents sont téléchargeables au bon endroit et votre travail d'équipe gagne en efficacité, sans même en avoir discuté !

Invitations

Lorsqu'une demande d'invitation vous est demandée par téléphone ou par mail, vous pouvez l'intégrer en temps réel dans le listing d'invitation prévu à cet effet dans l'événement concerné.

Vous cliquez sur "ajouter" puis recherchez votre contact dans votre base de données (ou vous saisissez ses coordonnées) et vous valider... l'opération ne vous prendra généralement pas plus de trois clics de votre temps et plus aucune information ne sera oubliée sur vos listings d'invitations.

Par ailleurs, toutes les invitations sont automatiquement décomptées de vos places disponibles en billetterie, de manière à ne pas dépasser votre jauge maximum.
image Invitations
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Mises en vente et suivis de billetterie

Notre solution dispose de tous les éléments nécessaires à la gestion de la distribution de votre billetterie.

Générez directement vos contrats de mise en vente de billetterie (en PDF), puis réalisez vos pointages de ventes de billetterie en direct. Vous pouvez également accéder aux statistiques de vos ventes sur une période donnée ou pour un distributeur en particulier.

Par ailleurs, vous avez la possibilité de comptabiliser les réservations, les invitations, éditer les badges et accréditations de votre événement.

Pour finir, notre logiciel est en capacité de gérer les inscriptions à des ateliers ou rencontres professionnels (en lien avec notre application Extrazik) et de visualiser le taux de remplissage de chaque salle de conférence.

Agenda personnel

L'agenda personnel donne l'opportunité de partager et de visualiser les disponibilités de chacune des équipes, des ressources et des événements prévus pendant la semaine, le mois en cours ou sur une période donnée.

Chaque collaborateur va pouvoir saisir ses rendez-vous ou indisponibilités et renseigner ses temps de travail. Tous les agendas sont exportables au format .ical et .csv de manière à simplifier l'accès via Smartphone ou d'autres logiciels.
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“INTRAZIK est un outil désormais indispensable au bon fonctionnement de notre lieu, nous pouvons dorénavant mutualiser des informations précieuses et utiles sur nos différents espaces de travail et ainsi, créer une réelle prise en compte de nos besoins logistiques et humains !!”
Philippe Chérencé
Ouvre Boite, Beauvais
“... Intrazik ou l'art de mettre à la portée de tous les membres de l'équipe la plus petite information : du catering à l'heure d'arrivée du groupe, ne plus s'entendre dire "je ne suis pas informé"… quel bonheur...  Page d'accueil de mon navigateur et première fenêtre ouverte, je ne m'en passe plus!”
Gilles Barjo
La Source, Fontaine
“La Source utilise Intrazik depuis son ouverture. Chacun des membres de l'équipe ayant une expérience dans d'autres lieux de spectacle vivant, se demande comment il est possible de s'en passer. Nous sommes également impatients de voir et d'utiliser un outil aussi fiable et performant pour l'école de musique et les studios de répétition. Vive Intrazik ! ”
Jean-Philippe Séchaud
La Source, Fontaine
“Intrazik a révolutionné mon travail dans la production”
Fabien Hyvernaud
Le Ninkasi, Lyon
“Un formidable outil de gestion et de production pour les lieux de spectacles, facilitant la mise en commun et la circulation de l’info en équipe”
Arnaud Peslin
L'Echonova, Vannes