Production

L'équipe de production, disposant d'un rôle important dans la coordination du projet, doit être en capacité de visualiser, récupérer et transmettre l'information à divers services (programmation, régie, administration, communication) en temps réel et en toute transparence.

image Planning de programmation

Planning de programmation

Le pôle production peut accéder au planning du lieu (ou des lieux), sous divers formalismes, de manière à visualiser efficacement les événements prévus par la programmation.

Planning d'exploitation

Le planning d'exploitation est l'écran référence de tout le personnel opérationnel sur un événement. Il détaille l'intégralité du déroulé de la journée de manière optimum en précisant l'horaire d'ouverture de la salle, les get-in des artistes, leurs balances et passages sur scène(s), le catering, horaires d'ouverture des portes au public, etc.

Il ne permet pas simplement de visualiser l'ensemble des différents temps forts de l'événement, mais vous donne la possibilité de moduler les plages horaires de chacune des sections en un clic, grâce au système de drag and drop. Toutes les modifications s'appliquent automatiquement sur les feuilles de route et autres documents en lien avec l'événement.

Pour finir, ce planning peut être édité sous forme de timeline ou de grilles horaires pour faciliter la transmission d'informations à l'ensemble du personnel travaillant sur le spectacle.
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image Traitement et édition des feuilles de route

Traitement et édition des feuilles de route

À partir des informations contractuelles saisies par la programmation, la production peut affiner toutes les données de manière à assurer l'accueil de chaque artiste (du nombre de personnes sur la route aux besoins plus spécifiques), suivre les demandes d'invitations du producteur, les conditions d'hébergement (romming list), de transports (transferts & runnings) et de catering (nombre de repas & régimes alimentaires).

Suite à la confirmation du déroulé de l'événement, les feuilles de route peuvent être éditées en un clic - sous divers formats et type de présentation - et l'état d'avancement du projet peut être renseigné pour optimiser le suivi par le reste de l'équipe.

Commande de prestations

L'onglet commande permet de visualiser l'ensemble des commandes à transmettre aux prestataires (nettoyage, personnel de sécurité, matériel son & lumière, backline, consommables, éléments de communication et autres) tout en visualisant les coûts générés.

Le logiciel est en mesure de réaliser les bons de commande à l'effigie de votre structure avant de les envoyer à vos partenaires.
image Commande de prestations
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Gestion des commodités

(transports, hébergements et restauration)

Vous avez la possibilité de visualiser l'intégralité des besoins liés au transport en vue d'organiser vos runs. Pour l'hébergement et la restauration, il est possible de visualiser toutes les demandes filtrées par artiste, par date ou par période.

Ainsi, vous pouvez visualiser les dépenses et éditer des bordereaux de réservation (pdf ou .csv) en un clic, afin de les transmettre directement à vos prestataires.

À l'avenir une notion de stock disponible apparaîtra, ce qui permettra le décompte de chambres et de repas préréservés auprès de votre prestataire.

Badges et accréditations

Notre système vous donne l'opportunité de créer des badges nominatifs personnalisables à volonté (photo, informations spécifiques), segmentés par zone d'accès avec vos propres codes couleur et visuels.

Notre interface est donc en mesure de réaliser la gestion de badges sur des volumes importants, sans que vous n'ayez plus à réaliser de manipulations fastidieuses.
image Badges et accréditations
image Formulaires bénévoles

Formulaires bénévoles

Pour simplifier la gestion des demandes de bénévoles (notamment sur les festivals) nous avons mis au point un système de formulaire en ligne, exportable sur vos sites internet de manière à gérer les requêtes de façon automatique.

En effet, un système de notification vous prévient par mail pour chaque demande et vous avez la possibilité de programmer des réponses automatiques vous permettant d'informer vos bénévoles sur les avancées du projet.

De plus, chaque requête est transformée en fiche contact que l'utilisateur d'INTRAZIK - autrement dit modérateur des demandes de bénévoles - valide pour l'intégrer définitivement dans sa base de données.

Extranet Bénévoles

Les bénévoles vont pouvoir mettre à jour leurs disponibilités, leurs coordonnées, transmettre leur photo, leur taille de T-shirt, mais également échanger avec d'autres bénévoles sur un espace dédié.
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image Bases de données de contacts

Bases de données de contacts

(généraux & artistes)

Ces bases de données permettent de renseigner et de modifier les coordonnées de vos collaborateurs de différentes manières (contacts structures, contacts personnels, coordonnées et informations administratives).

La production peut ainsi renseigner toutes les informations nécessaires aux divers artistes et prestataires de services pour assurer le bon déroulement de l'événement.

Les contacts sont organisés automatiquement et peuvent être fusionnés en un clic pour éviter tout risque de doublons, limitant souvent la pertinence d'une base de données.

Partage de Fichiers

Lorsque vous recevez un document par mail, il est souvent sauvegardé sur un serveur dans lequel l'information vient à se perdre sous le poids de nombreux dossiers.

Désormais, quand vous recevrez un document vous l'enregistrerez directement sur INTRAZIK pour l'événement concerné et tout vous collaborateurs cesseront de vous demander où est passé le fameux rider du groupe, fiche technique, visuel du groupe, etc.

Ainsi, tous les documents sont téléchargeables au bon endroit et votre travail d'équipe gagne en efficacité, sans même en avoir discuté !
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image Suivi des tâches et actions : Workflow

Suivi des tâches et actions : Workflow

Le workflow a pour objectif d'historiser l'intégralité d'une conversation par mail ou d'un simple coup de téléphone avec un collaborateur.

Cet outil permet de fixer des relances, entrer d'éventuels commentaires sur un deal en cours, etc. Il est possible d'entrer directement un contact en temps réel lors d'un coup de téléphone et celui-ci est systématiquement créé dans la base de données de contacts sans qu'aucune autre saisie ne soit nécessaire.

Il est possible de renseigner l'état d'avancement d'une tache précise (commandes, suivi d'une négociation, état d'avancement d'un document, ...) et d'en informer ses collègues ou sa direction par notifications (mail ou via l'interface).

Agenda personnel

L'agenda personnel donne l'opportunité de partager et de visualiser les disponibilités de chacune des équipes, des ressources et des événements prévus pendant la semaine, le mois en cours ou sur une période donnée.

Chaque collaborateur va pouvoir saisir ses rendez-vous ou indisponibilités et renseigner ses temps de travail. Tous les agendas sont exportables au format .ical et .csv de manière à simplifier l'accès via Smartphone ou d'autres logiciels.
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“INTRAZIK est un outil désormais indispensable au bon fonctionnement de notre lieu, nous pouvons dorénavant mutualiser des informations précieuses et utiles sur nos différents espaces de travail et ainsi, créer une réelle prise en compte de nos besoins logistiques et humains !!”
Philippe Chérencé
Ouvre Boite, Beauvais
“... Intrazik ou l'art de mettre à la portée de tous les membres de l'équipe la plus petite information : du catering à l'heure d'arrivée du groupe, ne plus s'entendre dire "je ne suis pas informé"… quel bonheur...  Page d'accueil de mon navigateur et première fenêtre ouverte, je ne m'en passe plus!”
Gilles Barjo
La Source, Fontaine
“La Source utilise Intrazik depuis son ouverture. Chacun des membres de l'équipe ayant une expérience dans d'autres lieux de spectacle vivant, se demande comment il est possible de s'en passer. Nous sommes également impatients de voir et d'utiliser un outil aussi fiable et performant pour l'école de musique et les studios de répétition. Vive Intrazik ! ”
Jean-Philippe Séchaud
La Source, Fontaine
“Intrazik a révolutionné mon travail dans la production”
Fabien Hyvernaud
Le Ninkasi, Lyon
“Un formidable outil de gestion et de production pour les lieux de spectacles, facilitant la mise en commun et la circulation de l’info en équipe”
Arnaud Peslin
L'Echonova, Vannes