Communication

L'équipe de communication, disposant d'un rôle primordial sur la diffusion de l'information auprès des publics, doit être en capacité de visualiser, récupérer et transmettre l'information en temps réel sur les réseaux les plus pertinents.

image Planning de programmation

Planning de programmation

Le pôle communication peut accéder au planning du lieu (ou des lieux) sous divers formats, de manière à visualiser efficacement les événements à venir.

Invitations

Lorsqu'une demande d'invitation vous est demandée par téléphone ou par mail, vous pouvez l'intégrer en temps réel dans le listing d'invitation prévu à cet effet dans l'événement concerné. Vous cliquez sur "ajouter" puis recherchez votre contact dans votre base de données (ou vous saisissez ses coordonnées) et vous valider... l'opération ne vous prendra généralement pas plus de trois clics de votre temps et plus aucune information ne sera oubliée sur vos listings d'invitations.

Par ailleurs, toutes les invitations sont automatiquement décomptées de vos places disponibles en billetterie, de manière à ne pas dépasser votre jauge maximum.
image Invitations
image Base de données artistes

Base de données artistes

La base de données artistes permet d'accéder rapidement à toutes les informations nécessaires à l'ensemble des équipes (programmation, administration, production, régie).

Pour le pôle communication, cet espace permet d'archiver, consulter et télécharger les visuels, vidéos, biographie, les contacts associés à l'artiste, sa provenance, son statut, etc.

Mais INTRAZIK ne s'arrête pas là ! Le pôle communication peut également accéder à l'historique de la programmation de l'artiste dans le lieu et ainsi relever le taux de remplissage de son dernier concert puis accéder aux éventuels commentaires sur sa dernière prestation.

Suivi des demandes promo

INTRAZIK va encore plus loin, en vous permettant de suivre tout le contexte de l'artiste en matière de communication : suivi des demandes d'affiches, dossier de presse, demandes et confirmations d'interviews, contacts du responsable promo du label ou tourneur, etc.

Un espace dédié à chaque artiste permet de stocker tous les supports promotionnels à un même endroit (son, vidéo, presskit, biographies, visuels, photo de presse, etc) pour qu'ils puissent être accessibles à tous vos collaborateurs et aux médias, via votre Extrazik personnalisé aux couleurs de votre événement.
image Suivi des demandes promo
image Commande de prestations

Commande de prestations

L'onglet de commande permet de visualiser l'ensemble des commandes à transmettre aux prestataires (imprimeurs, diffusion et collage d'affiches, street team, etc) tout en visualisant les coûts générés.

Le logiciel est en mesure de réaliser les bons de commande à l'effigie de votre structure avant de les envoyer à vos partenaires, puis de visualiser l'ensemble des horaires de livraisons.

Par ailleurs, le tableau de commande vous donne l'opportunité de répertorier les produits par codes et par prix, afin de gagner un maximum de temps lors de vos futures saisies.

Badges et accréditations

Notre système vous donne l'opportunité de créer des badges nominatifs personnalisables à volonté (photo, informations spécifiques), segmentés par zone d'accès avec vos propres codes couleur et visuels.

Notre interface est donc en mesure de réaliser la gestion de badges sur des volumes importants, sans que vous n'ayez plus à réaliser de manipulations fastidieuses.
image Badges et accréditations
image Extranet médias et accrédités

Extranet médias et accrédités

Un espace dédié à chaque artiste permet de stocker tous les supports promotionnels à un même endroit (son, vidéo, presskit, biographies, visuels, photo de presse, etc) pour qu'ils puissent être accessibles à tous vos collaborateurs et aux médias, via votre Extrazik personnalisé aux couleurs de votre événement.

Ainsi, les journalistes préalablement acceptés par vos soins intègrent directement votre base de données et peuvent télécharger tous les visuels dont ils ont besoin en toute autonomie. Ils ont également la possibilité de vous faire des demandes d'accréditations ou d'interviews sur votre Extrazik, que vous traitez via votre interface personnalisée.

Formulaires de newsletter et d'accréditations

Des formulaires personnalisables sont exportables sur vos sites internets afin de procéder aux inscriptions de newsletters, inscriptions de bénévoles, demandes d'accréditations sur un festival ou un événements particulier.

Les informations collectées sont directement intégrées à votre interface EXTRAZIK dans des listes de diffusions et les fiches de contacts sont répertoriées au bon endroit.
image Formulaires de newsletter et d'accréditations
image Listes de diffusion et envois d'e-mailing

Listes de diffusion et envois d'e-mailing

Vous pouvez générer des listes de diffusion via votre base de données selon vos critères, situations géographiques, fonctions, etc.

Ces listes de diffusions peuvent être directement intégrées dans notre solutions d'envois d'emailing, soit être exportées vers vos solutions habituelles.

Une recevabilité des campagnes d'e-mailing optimisée

Notre interface permet d'envoyer vos campagnes par le biais de notre serveur dédié en augmentant considérablement leurs taux de délivrabilité.
Ainsi, vos campagnes e-marketing ont plus de chance d'être lus par le plus grand nombre.

Par ailleurs, la technologie de notre partenaire vous donne accès aux statistiques (nombre de mails lus, nombre de clics sur des liens spécifiques, etc) de chacune de vos campagnes permettant une visibilité totale de la pertinence du contenu de votre information.
image Une recevabilité des campagnes d'e-mailing optimisée
image Système de gestion de contenu

Système de gestion de contenu

La communication est en mesure de renseigner des informations promotionnelles sur l'événement et chaque artiste y participant.

Pour l'événement, votre équipe pourra rédiger une description, intégrer les visuels, vidéos et extraits audio valorisant la soirée, de manière à ce que toutes les informations soient intégrées directement à vos sites ou nos sites partenaires.

Suivi des tâches et actions : Workflow

Le workflow a pour objetcif d'historiser l'intégralité d'une conversation par mail ou d'un simple coup de téléphone avec un collaborateur. Cet outil permet de fixer des relances, entrer d'éventuels commentaires sur un dossier en cours, etc.

Il est possible d'entrer directement un contact en temps réel lors d'un coup de téléphone et celui-ci est systématiquement créé dans la base de données de contacts sans qu'aucune autre saisie ne soit nécessaire.

Vous pouvez renseigner l'état d'avancement d'une action particulière (commandes et livraisons par des prestataires, réception de visuels et affiches de l'artiste, ...) puis en informer vos collègues ou la direction par notifications (mail ou via l'interface).
image Suivi des tâches et actions : Workflow
image Bases de données de contacts

Bases de données de contacts

(généraux & artistes)

Ces bases de données permettent de renseigner et de modifier les coordonnées de vos collaborateurs de différentes manières (contacts structures, contacts personnels, coordonnées et informations administratives).

La communication peut ainsi renseigner toutes les informations nécessaires aux divers artistes, actualiser ses contacts médias, etc.

Les fiches contacts sont organisées automatiquement et peuvent être fusionnées en un clic pour éviter tout risque de doublons, limitant souvent la pertinence d'une base de données.

Partage de fichiers

Lorsque vous recevez un document par mail, il est souvent sauvegardé sur un serveur dans lequel l'information vient à se perdre sous le poids de nombreux dossiers.

Désormais, quand vous recevrez un document vous l'enregistrerez directement sur INTRAZIK pour l'événement concerné et tout vous collaborateurs cesseront de vous demander où est passé le fameux rider du groupe, fiche technique, visuel du groupe, etc.

Ainsi, tous les documents sont téléchargeables au bon endroit et votre travail d'équipe gagne en efficacité, sans même en avoir discuté !
image Partage de fichiers
image Agenda personnel

Agenda personnel

L'agenda personnel donne l'opportunité de partager et de visualiser les disponibilités de chacune des équipes, des ressources et des événements prévus pendant la semaine, le mois en cours ou sur une période donnée.

Chaque collaborateur va pouvoir saisir ses rendez-vous ou indisponibilités et renseigner ses temps de travail. Tous les agendas sont exportables au format .ical et .csv de manière à simplifier l'accès via Smartphone ou d'autres logiciels.

“INTRAZIK a changé mon métier et effacé toute la partie laborieuse de mon travail.
Nous sommes fiers d'avoir fait partie des premiers festivals à nous servir de cette plateforme formidable”
Hélène GIRAULT, Ch. Production
Les Francofolies, la Rochelle
“Le couteau suisse !”
Matthieu LECHEVALLIER, Ch. Développement
Le Tétris / Ouest Park / Papa's Prod, le Havre
“À ma connaissance, il n'y a pas d'outil offrant de meilleures solutions”
Nicolas CHATAIGNER, Régisseur Général
Stéréolux / Scopitone, Nantes
“Un outil essentiel de partage d'info et de synchronisation entre les personnels concernés : logistique, technique, bar, production, commercial et prestataires extérieurs”
Fabien HYVERNAUD, Dir. Production
Culture Next, Lyon
“INTRAZIK est un outil indispensable, à notre dimension, qui évolue et s'adapte avec nous, la communauté de ses utilisateurs”
Flavie VAN COLEN, Dir. Adjointe
Paloma / TINALS, Nîmes
“INTRAZIK, c'est plus de temps passé à imaginer les choses, et moins à se créer des outils communs...un outil central au quotidien, (presque) plus important que ma boîte mail !”
Julien POTIN, Régisseur
Le VIP - Les Escales, St Nazaire
“INTRAZIK s'est imposé en quatre éditions comme l'outil de gestion central du festival. Il est devenu indispensable pour l'ensemble des activités de notre association”
Matthieu CATALAN MARCOS, Ch. Production
Festival Interceltique de Lorient
“INTRAZIK est un outil efficace et clair pour centraliser, coordonner et informer, qui permet d'avoir un regard clair sur l'activité passée et à venir de la salle”
Sophie PAGNANO, Ch. Production
EMB Sannois
“Gain de temps et soutien de la solide équipe INTRAZIK”
Mathilde ARMANSIN, Ch. Administration
FIMU - Ville de Belfort
“" - C'est où ?
- Bah sur INTRAZIK !"”
Madeline REY, Ch. Communication
Musicalarue, Luxey
“Une fois qu'on a commencé, on ne peut plus s'en passer !
C'est un outil de communication indispensable, consultable à distance et conçu pour notre secteur d'activité”
Sandrine DUPUY, Directrice
Kabardok, La Réunion
“'LE' outil de prod dont on aurait du mal à se passer (bien joué!)”
Frédéric LAPIERRE, Directeur
La Belle Électrique, Grenoble
“Étonnant d'efficacité !”
Benoît COLY, Resp. Production
Reggae Sun Ska / M'A Prod
“INTRAZIK esr une pierre angulaire, une machine complexe qui nous permet de gérer notre festival au plus juste”
Christophe POUX, Dir. technique
L'Échangeur - CDC Picardie
“Fini, les tableurs !”
Caroline VARRALL, Resp. Administrative
Marsatac, Marseille
“Les techniciens ont leur Lerherman, à la prod on a INTRAZIK !”
Alexandre BRÉCHET, Administrateur
L'Astrolabe, Orléans
“L'outil de gestion du quotidien, indispensable pour organiser des concerts, les activités et l'équipe liée”
Damien MORISOT, Directeur
Des Lendemains Qui Chantent, Tulle
“Souplesse, productivité et travail d'équipe”
Gilles GÉRARD, Dir. technique
Big Band Café, Hérouville
“INTRAZIK, c'est une amélioration de notre professionnalisation”
Anthony HAMEL, Dir. Technique
Le Normandy, Saint-Lô
“Je suis comblé, surtout quand je sors mon planning de runs, mon suivi de réservations d'hôtels et les récapitulatifs de couverts”
Romuald ROCHELLE, Production
Dub Cam Festival / Get Up!, Nantes
“Un formidable outil de gestion et de production pour les lieux de spectacle, facilitant la mise en commun et la circulation de l’info en équipe”
Arnaud PESLIN, Dir. Technique
L'Échonova, Vannes
“INTRAZIK ou l'art de mettre la plus petite information à la portée de tous les membres de l'équipe, du catering à l'heure d'arrivée du groupe. Ne plus s'entendre dire : "je ne suis pas informé", quel bonheur !
Page d'accueil de mon navigateur et première fenêtre ouverte, je ne m'en passe plus”
Gilles BARJOT, Dir. Technique
La Source, Fontaine
“INTRAZIK est un outil indispensable au bon fonctionnement de notre lieu. Nous pouvons dorénavant mutualiser des informations précieuses et utiles sur nos différents espaces de travail, et ainsi créer une réelle prise en compte de nos besoins logistiques et humains”
Philippe CHERENCE, Dir. Artistique
ASCA Beauvais