Communication

L'équipe de communication, disposant d'un rôle primordial sur la diffusion de l'information auprès des publics, doit être en capacité de visualiser, récupérer et transmettre l'information en temps réel sur les réseaux les plus pertinents.

image Planning de programmation

Planning de programmation

Le pôle communication peut accéder au planning du lieu (ou des lieux) sous divers formats, de manière à visualiser efficacement les événements à venir.

Invitations

Lorsqu'une demande d'invitation vous est demandée par téléphone ou par mail, vous pouvez l'intégrer en temps réel dans le listing d'invitation prévu à cet effet dans l'événement concerné. Vous cliquez sur "ajouter" puis recherchez votre contact dans votre base de données (ou vous saisissez ses coordonnées) et vous valider... l'opération ne vous prendra généralement pas plus de trois clics de votre temps et plus aucune information ne sera oubliée sur vos listings d'invitations.

Par ailleurs, toutes les invitations sont automatiquement décomptées de vos places disponibles en billetterie, de manière à ne pas dépasser votre jauge maximum.
image Invitations
image Base de données artistes

Base de données artistes

La base de données artistes permet d'accéder rapidement à toutes les informations nécessaires à l'ensemble des équipes (programmation, administration, production, régie).

Pour le pôle communication, cet espace permet d'archiver, consulter et télécharger les visuels, vidéos, biographie, les contacts associés à l'artiste, sa provenance, son statut, etc.

Mais INTRAZIK ne s'arrête pas là ! Le pôle communication peut également accéder à l'historique de la programmation de l'artiste dans le lieu et ainsi relever le taux de remplissage de son dernier concert puis accéder aux éventuels commentaires sur sa dernière prestation.

Suivi des demandes promo

INTRAZIK va encore plus loin, en vous permettant de suivre tout le contexte de l'artiste en matière de communication : suivi des demandes d'affiches, dossier de presse, demandes et confirmations d'interviews, contacts du responsable promo du label ou tourneur, etc.

Un espace dédié à chaque artiste permet de stocker tous les supports promotionnels à un même endroit (son, vidéo, presskit, biographies, visuels, photo de presse, etc) pour qu'ils puissent être accessibles à tous vos collaborateurs et aux médias, via votre Extrazik personnalisé aux couleurs de votre événement.
image Suivi des demandes promo
image Commandes de prestations

Commandes de prestations

L'onglet de commande permet de visualiser l'ensemble des commandes à transmettre aux prestataires (imprimeurs, diffusion et collage d'affiches, street team, etc) tout en visualisant les coûts générés.

Le logiciel est en mesure de réaliser les bons de commande à l'effigie de votre structure avant de les envoyer à vos partenaires, puis de visualiser l'ensemble des horaires de livraisons.

Par ailleurs, le tableau de commande vous donne l'opportunité de répertorier les produits par codes et par prix, afin de gagner un maximum de temps lors de vos futures saisies.

Badges et accréditations

Notre système vous donne l'opportunité de créer des badges nominatifs personnalisables à volonté (photo, informations spécifiques), segmentés par zone d'accès avec vos propres codes couleur et visuels.

Notre interface est donc en mesure de réaliser la gestion de badges sur des volumes importants, sans que vous n'ayez plus à réaliser de manipulations fastidieuses.
image Badges et accréditations
image Extranet médias et accrédités

Extranet médias et accrédités

Un espace dédié à chaque artiste permet de stocker tous les supports promotionnels à un même endroit (son, vidéo, presskit, biographies, visuels, photo de presse, etc) pour qu'ils puissent être accessibles à tous vos collaborateurs et aux médias, via votre Extrazik personnalisé aux couleurs de votre événement.

Ainsi, les journalistes préalablement acceptés par vos soins intègrent directement votre base de données et peuvent télécharger tous les visuels dont ils ont besoin en toute autonomie. Ils ont également la possibilité de vous faire des demandes d'accréditations ou d'interviews sur votre Extrazik, que vous traitez via votre interface personnalisée.

Formulaires de newsletter et d'accréditations

Des formulaires personnalisables sont exportables sur vos sites internets afin de procéder aux inscriptions de newsletters, inscriptions de bénévoles, demandes d'accréditations sur un festival ou un événements particulier.

Les informations collectées sont directement intégrées à votre interface EXTRAZIK dans des listes de diffusions et les fiches de contacts sont répertoriées au bon endroit.
image Formulaires de newsletter et d'accréditations
image Listes de diffusion et envois d'e-mailing

Listes de diffusion et envois d'e-mailing

Vous pouvez générer des listes de diffusion via votre base de données selon vos critères, situations géographiques, fonctions, etc.

Ces listes de diffusions peuvent être directement intégrées dans notre solutions d'envois d'emailing, soit être exportées vers vos solutions habituelles.

Système de gestion de contenu

La communication est en mesure de renseigner des informations promotionnelles sur l'événement et chaque artiste y participant.

Pour l'événement, votre équipe pourra rédiger une description, intégrer les visuels, vidéos et extraits audio valorisant la soirée, de manière à ce que toutes les informations soient intégrées directement à vos sites ou nos sites partenaires.
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image Suivi des tâches et actions : Workflow

Suivi des tâches et actions : Workflow

Le workflow a pour objetcif d'historiser l'intégralité d'une conversation par mail ou d'un simple coup de téléphone avec un collaborateur. Cet outil permet de fixer des relances, entrer d'éventuels commentaires sur un dossier en cours, etc.

Il est possible d'entrer directement un contact en temps réel lors d'un coup de téléphone et celui-ci est systématiquement créé dans la base de données de contacts sans qu'aucune autre saisie ne soit nécessaire.

Vous pouvez renseigner l'état d'avancement d'une action particulière (commandes et livraisons par des prestataires, réception de visuels et affiches de l'artiste, ...) puis en informer vos collègues ou la direction par notifications (mail ou via l'interface).

Bases de données de contacts

(généraux & artistes)

Ces bases de données permettent de renseigner et de modifier les coordonnées de vos collaborateurs de différentes manières (contacts structures, contacts personnels, coordonnées et informations administratives).

La communication peut ainsi renseigner toutes les informations nécessaires aux divers artistes, actualiser ses contacts médias, etc.

Les fiches contacts sont organisées automatiquement et peuvent être fusionnées en un clic pour éviter tout risque de doublons, limitant souvent la pertinence d'une base de données.
image Bases de données de contacts
image Partage de fichiers

Partage de fichiers

Lorsque vous recevez un document par mail, il est souvent sauvegardé sur un serveur dans lequel l'information vient à se perdre sous le poids de nombreux dossiers.

Désormais, quand vous recevrez un document vous l'enregistrerez directement sur INTRAZIK pour l'événement concerné et tout vous collaborateurs cesseront de vous demander où est passé le fameux rider du groupe, fiche technique, visuel du groupe, etc.

Ainsi, tous les documents sont téléchargeables au bon endroit et votre travail d'équipe gagne en efficacité, sans même en avoir discuté !

Agenda personnel

L'agenda personnel donne l'opportunité de partager et de visualiser les disponibilités de chacune des équipes, des ressources et des événements prévus pendant la semaine, le mois en cours ou sur une période donnée.

Chaque collaborateur va pouvoir saisir ses rendez-vous ou indisponibilités et renseigner ses temps de travail. Tous les agendas sont exportables au format .ical et .csv de manière à simplifier l'accès via Smartphone ou d'autres logiciels.
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“INTRAZIK est un outil désormais indispensable au bon fonctionnement de notre lieu, nous pouvons dorénavant mutualiser des informations précieuses et utiles sur nos différents espaces de travail et ainsi, créer une réelle prise en compte de nos besoins logistiques et humains !!”
Philippe Chérencé
Ouvre Boite, Beauvais
“... Intrazik ou l'art de mettre à la portée de tous les membres de l'équipe la plus petite information : du catering à l'heure d'arrivée du groupe, ne plus s'entendre dire "je ne suis pas informé"… quel bonheur...  Page d'accueil de mon navigateur et première fenêtre ouverte, je ne m'en passe plus!”
Gilles Barjo
La Source, Fontaine
“La Source utilise Intrazik depuis son ouverture. Chacun des membres de l'équipe ayant une expérience dans d'autres lieux de spectacle vivant, se demande comment il est possible de s'en passer. Nous sommes également impatients de voir et d'utiliser un outil aussi fiable et performant pour l'école de musique et les studios de répétition. Vive Intrazik ! ”
Jean-Philippe Séchaud
La Source, Fontaine
“Intrazik a révolutionné mon travail dans la production”
Fabien Hyvernaud
Le Ninkasi, Lyon
“Un formidable outil de gestion et de production pour les lieux de spectacles, facilitant la mise en commun et la circulation de l’info en équipe”
Arnaud Peslin
L'Echonova, Vannes